Tietosuojaseloste jäsenrekisteristä

Laadittu 18.5.2018
Päivitetty

Rekisterinpitäjä

Espoon seurakuntayhtymä (Y-tunnus 0200562-2)
Keskusrekisteri
Kirkkokatu 1, PL 200
02771 Espoo
0950801
kirjaamo.espoo@evl.fi

Yhteyshenkilö

Hallintopäällikkö Maija Heinonen
Kirkkokatu 1, PL 200
02771 Espoo
0980502610
maija.heinonen@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava.espoo@evl.fi

Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Jäsenrekisteriä pidetään kirkon ja sen seurakuntien toiminnan ja hallinnon hoitamiseksi sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Seurakunnat ja seurakuntien keskusrekisterit vastaavat omien jäsentensä tietojen ylläpidosta.

EU:n tietosuoja-asetus 6.1.c., lakisääteinen velvoite. Jäsenrekisteri on osa kirkonkirjoja. Kirkonkirjoista säädetään kirkkolain 16 luvussa ja kirkkojärjestyksen 16 luvussa. Tietojen käsittelyä säätelee myös laki uskontokuntien jäsenrekistereistä (21.8.1998/614).

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Espoon ev.lut. seurakuntien nykyiset ja entiset jäsenet:

  • nimet, syntymäaika/henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, siviilisääty, ammatti
  • osoite sekä henkilön mahdolliset muut yhteystiedot
  • syntymäkotikunta, kotikunta, tieto seurakunnasta ja maistraatista
  • kirkkoon liittymis- ja eroamistieto, kieliryhmän/seurakunnan vaihto
  • kansalaisuustiedot
  • kuolin- ja hautaustiedot
  • perhesuhdetiedot: avioliitto, rekisteröity parisuhde, lapset, vanhemmat, mahdolliset isyyspäätökset, isyyden kumoamis-, adoptio- ja huoltopäätökset
  • nimenmuutokset
  • edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskeva tiedot
  • tietojen luovuttamista koskevat rajoitukset
  • kirkollisia toimituksia koskevat tiedot
  • kirkollista luottamustehtävää koskevat tiedot
  • lisäksi asiakas- ja viitehenkilöt; seurakunnan jäsenten puolisot ja lapset, jotka eivät ole jäseniä sekä kummit, jotka eivät ole jäseniä
  • (pappien osalta nimikirjaosio, jossa tieto pappeudesta ja toimipaikasta)

Tietolähteet

Kirkon yhteisessä jäsenrekisterissä olevia jäsenten henkilötietoja päivitetään väestötietojärjestelmästä. Kirkollisia toimituksia ja luottamustehtäviä koskevat tiedot tallennetaan rekisteriin keskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien osalta.

Tietojen luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja käytetään ainoastaan kirkon ja sen seurakuntien omassa toiminnassa ja hallinnossa.

Jäsentä koskevia yksittäisiä tietoja voidaan luovuttaa muulle taholle virkatodistuksena tai vastaavana selvityksenä siten kuin siitä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytysajat on määritelty seurakuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista
  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

    Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
    Tietosuojavaltuutetun toimisto
    PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
    p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
    www.tietosuoja.fi