Tietosuojaseloste rekrytointijärjestelmästä

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot
   
   Espoon seurakuntayhtymä (Y-tunnus 0200562-2)
   Kirkkokatu 1, PL 200
   02771 Espoo

   0950801
   kirjaamo.espoo@evl.fi
   
   Yhteyshenkilö
   Hallintopalvelupäällikkö Outi Hakio
   Espoon seurakuntayhtymä
   Kirkkokatu 1, PL 200
   02771 Espoo
   09 8050 2613
   outi.hakio@evl.fi

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?
   
   Työntekijöiden rekrytointi.
    
3. Minkä takia seurakunta saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?
   
   Oikeusperusteena on hakijan suostumus.
    
4. Minkälaisia henkilötietoja seurakunta käsittelee?
   
   Rekisteröidystä kerätään seuraavat tiedot:
   1. (a) perustiedot ja tunnistamiseen liittyvät tiedot, kuten nimi, syntymäaika, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kieli, jolla käyttäjä käyttää hakijaportaalia;
   2. (b) koulutukseen liittyvä tieto, kuten suoritetut tutkinnot, lisä- ja täydennyskoulutus;
   3. (c) työhistoriaan liittyvä tieto kuten aiemmat työnantajat, tehtävänimike kuvaus työtehtävistä, työsuhteen kesto;
   4. (d) käyttäjätunnus ja salasana;
   5. (e) järjestelmän tekninen käyttäjätieto, audit trailit ja lokitiedot.
      
      Rekrytointijärjestelmään tallennettavat työnhakijasta kerättävät tiedot riippuvat kulloinkin siitä, mitä tietoja kohdennetun rekrytoinnin hakulomakkeella kysytään, ja mitä tietoja kyseinen henkilö itsestään antaa ja tallentaa rekrytointijärjestelmään.
       
5. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?
   
   Tiedot saadaan hakijoilta.
    
6. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?
   
   Avoimiin työpaikkoihin jätetyt hakemukset anonymisoidaan automaattisesti kahden (2) vuoden kuluttua sen jälkeen, kun työnantaja on päättänyt rekrytoinnin käsittelyn tekemällä rekrytoinnille päättämistoiminnon. Mikäli päättämistoiminto jätetään tekemättä, järjestelmä päättää rekrytoinnin automaattisesti vuoden kuluttua työpaikan hakuajan päättymisen jälkeen. Tällaisessa tapauksessa hakemus siis säilyy järjestelmässä kolme (3) vuotta hakuajan päättymisestä.
   
   Seurakuntayhtymän omassa asianhallintajärjestelmässä säilytetään 10 vuotta hakijayhteenvetoa, jossa näkyy kunkin hakijan nimi sekä hakupäivä sekä tehtävään valitun hakemus hänen palveluksessa oloaikansa ja sen jälkeen vielä 10 vuotta.
    
7. Minne tietoja luovutetaan?
   
   Tietoja käytetään ainoastaan Espoon seurakuntayhtymän omassa toiminnassa, eikä niitä luovuteta eteenpäin.
   
   Rekrytointitietojen hallinnassa käytettävän järjestelmän teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu palveluntarjoajalle, jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.
    
8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?
   
   Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
    
9. Mitä oikeuksia sinulla on?
   
   Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.
   
   Sinulla on oikeus:
   - pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
   - pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
   - peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
   - tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.
   
   Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.
   
   Miten voit käyttää oikeuksiasi?
   Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla seurakunnassasi. Samalla saat henkilökohtaista opastusta ja neuvoja oikeuksiesi käyttämisestä. Asiointi on aina tehtävä henkilökohtaisesti, joten varauduthan todistamaan henkilöllisyytesi.
    
10. Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
    
    Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:
    Tietosuojavaltuutetun toimisto
    Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
    PL 800, 00531 Helsinki
    tietosuoja@om.fi
    029 566 6700
    
    Seurakunnan tietosuojavastaavan yhteystieto:
    tietosuojavastaava.espoo@evl.fi