Tietosuojaseloste perheasiain neuvottelukeskuksen asiakasrekisteristä

Rekisterinpitäjä

Espoon seurakuntayhtymä
Kirkkokatu 1, PL 200
02771 Espoo
0980501
kirjaamo.espoo@evl.fi

Yhteyshenkilö

Kaiju Himanen
Perheasian neuvottelukeskuksen johtaja
Espoon seurakuntayhtymä
Niittyportti 4, 02200 Espoo
040 1985450
kaiju.himanen@evl.fi

Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on perheneuvonnan järjestäminen ja toteuttaminen. Perheneuvonnan perustehtävänä on tarjota ammatillista keskusteluapua parisuhteen ja perheen kysymyksissä sekä elämän kriisitilanteissa. Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden hoitamista varten ja valtakunnallisen tilastotiedon tuottamiseksi.

Minkä takia perheasiain neuvottelukeskus saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Tietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(f) artikla, jonka mukainen oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakassuhteeseen.

Minkälaisia henkilötietoja perheasiain neuvottelukeskus käsittelee?

Rekisteröityjä ovat perheneuvonnan asiakkaat. Rekisteröitäviä tietoja ovat: asiakkaan nimi (vapaaehtoinen), äidinkieli, sukupuoli, syntymävuosi, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, siviilisääty, sosioekonominen asema, lasten lukumäärä, tulosyy, asiakkaan käyntipäivät, käynnin kesto ja neuvotteluun osallistuneet henkilöt.

Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Tiedot saadaan asiakkaan itse antamana. Alaikäisen lapsen tiedot antaa lapsen huoltaja tai lapsi itse.

Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen hoidon kannalta on tarpeen. Tiedot poistetaan viimeistään asiakkuuden päättymistä seuraavan kalenterivuoden jälkeen. Tietojen perusteella syntyneitä tilastotietoja säilytetään kuitenkin anonyymissä muodossa.

Manuaalista aineistoa säilytetään lukollisissa kaapeissa, joihin on pääsy ainoastaan perheasiain neuvottelukeskuksen henkilökunnalla. Sähköistä aineistoa säilytetään salasanoilla suojatussa Perheneuvos-ohjelmassa, johon on pääsy ainoastaan perheasiain neuvottelukeskuksen henkilökunnalla. Tulolomakkeita säilytetään yhtä kauan kuin tietoja. Asiakkaan puhelinnumero voi olla työntekijän kännykässä asiakassuhteen ajan.

Minne tietoja luovutetaan?

Tietoja ei luovuteta sivullisille. Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Tilastoyhteenveto, jossa ei ole kenenkään yksittäisen asiakkaan tietoja, luovutetaan vuosittain Kirkkohallitukselle sekä tilastot ja moduulimäärät (=käyntimäärät) laskutusta varten sopijaosapuolille. Tilastoyhteenvetoja voidaan käyttää oman toiminnan suunnittelussa.

Perheasiain neuvottelukeskus noudattaa lastensuojelulain (2007/417) 5 luvun 25 §:ssä, rikoslain (1889/39) 15 luvun 10 §:ssä ja kirkkolaissa (1993/1054) määrättyä vaitiolo- ja ilmoitusvelvollisuutta.

Asiakastietojen hallinnassa käytettävän järjestelmän teknisen ympäristön ylläpito on ulkoistettu palveluntarjoajalle, jonka toiminta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset vaatimukset.

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä.

Sinulla on oikeus:

• pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
• pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
• peruuttaa antamasi suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseesi
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

Omien tietojen tarkastamispyynnön voi tehdä seuraavan linkin kautta:

linkki lomakkeeseenLinkki avautuu uudessa välilehdessä

Tarkastuspyynnön tekeminen linkin kautta edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista.

Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös paperisella lomakkeella, jonka voi saada Espoon seurakuntayhtymän kirjaamosta (kirjaamo.espoo@evl.fi) tai Espoon seurakuntayhtymän virastosta arkisin klo 9-15.

Käyntiosoite:
Kirkkokatu 1
02770 Espoo

Tiedot luovutetaan vain henkilöllisyytensä todistaneelle henkilölle. Vastausaika on kaksi viikkoa. Tiedot Perheasiain neuvottelukeskuksen rekisteriestä toimitetaan muista rekisteritiedoista erillään.

Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700

Seurakunnan tietosuojavastaavan yhteystieto:
tietosuojavastaava.espoo@evl.fi