Tietosuojaseloste perheasiain neuvottelukeskuksen rekisteristä

Rekisterinpitäjä

Espoon seurakuntayhtymä (Y-tunnus 0200562-2)
Kirkkokatu 1, PL 200
02771 Espoo
0980501
[email protected]

Yhteyshenkilö

Aku Kaura
Perheasian neuvottelukeskuksen johtaja
Espoon perheasian neuvottelukeskus
Tapiolan keskustorni 9 krs. 02100 Espoo
050-5934529
[email protected]

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

[email protected]

Rekisterin nimi

Espoon perheasianneuvottelukeskuksen rekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely asiakkuuden hoitamista varten asiakkaan suostumuksella. Sopimusten mukainen perheneuvonta- ja perheasioiden sovittelupalveluiden laskutus sekä asiakkuuden hoito. Valtakunnallinen tilastointi.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Tietosisältö: Asiakkaan nimi, äidinkieli, sukupuoli, syntymävuosi, kotikunta, puhelinnumero, siviilisääty, sosioekonominen asema, lasten lukumäärä, tulosyy, asiakkaan käyntipäivät, käynnin kesto ja neuvotteluun osallistuneet henkilöt.

Tietolähteet

Asianomaisen itsensä antamat tiedot. Alaikäisen lapsen tiedot antaa lapsen huoltaja. Suostumus tietojen tallentamiseen pyydetään kirjallisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto säilytetään perheasiain neuvottelukeskuksessa lukitussa kassakaapissa. Tietokoneella olevan asiakasrekisterin tietoja eli Innofactor Prime-ohjelmaa käyttävillä on tarvittavat henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Käyttöä valvotaan perheneuvonnan asiakasohjelman lokiin kirjautuvien tapahtumien kautta. Asiakasrekisterin tietoja ovat oikeutettuja käsittelemään ainoastaan Espoon perheasiain neuvottelukeskuksen työntekijät. Rekisterin ylläpitäjä määrittää käyttöoikeudet asiakasrekisteritietoihin viranhaltijoille henkilökohtaisina. Rekisteriin tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä.

Tietojen luovutukset

Ainoastaan tilastot ja käyntimäärät voidaan luovuttaa.

Tilastoyhteenveto, jossa ei ole kenenkään yksittäisen asiakkaan tietoja, luovutetaan vuosittain Kirkkohallitukselle sekä tilastot ja moduulimäärät (=käyntimäärät) laskutusta varten sopijaosapuolille.Tilastoyhteenvetoja voidaan käyttää oman toiminnan suunnittelussa.

Perheasiain neuvottelukeskus noudattaa lastensuojelulain (2007/417) 5 luvun 25 §:ssä, rikoslain (1889/39) 15 luvun 10 §:ssä ja kirkkolaissa (1993/1054) määrättyä vaitiolo- ja ilmoitusvelvollisuutta.

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja tallennetaan ja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhteen hoidon kannalta on tarpeen, kuitenkin korkeintaan viisi vuotta asiakkuuden päättymisen jälkeen. Manuaalista aineistoa säilytetään lukollisessa kassakaapissa, johon ainoastaan perheasiain neuvottelukeskuksen henkilökunnalla on pääsy. Sähköistä aineistoa säilytetään salasanoilla suojatussa Innofactor Prime-ohjelmassa, johon ainoastaan perheasiain neuvottelukeskuksen henkilökunnalla on pääsy.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
  • Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
  • Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
  • Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1994) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

 

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, [email protected]
www.tietosuoja.fi