Tietosuojaseloste jäsenrekisteristä

28.11.2023

Espoon aluekeskusrekisterin tehtävänä on huolehtia keskitetystä kirkonkirjojenpidosta.

Espoon seurakuntayhtymä (Y-tunnus 0200562-2)
Aluekeskusrekisteri
Kirkkokatu 1, PL 200
02771 Espoo
09 50801
aluekeskusrekisteri.espoo@evl.fi

Yhteyshenkilö

Sari Anetjärvi
keskusrekisterin johtaja, hallintojohtaja
Espoon seurakuntayhtymä
Palvelukeskus
sari.anetjarvi@evl.fi
040 5888 317
Kirkkokatu 1, PL 200
02771 Espoo

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava.espoo@evl.fi

Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Kirkonkirjoja ovat:

1) kirkon yhteinen jäsentietojärjestelmä (jäsenrekisteri)

2) manuaaliset kirkonkirjat (Ennen vuotta 2005 pidetyt perhelehdet ja luettelot kastetuista, rippikoulun käyneistä ja konfirmoiduista sekä henkilöistä, joiden avioliiton esteistä on toimitettu tutkinta, avioliittoon vihityistä, kuolleista ja haudatuista, muuttaneista, kirkosta eronneista ja kirkkoon liittyneistä. Manuaalisia kirkonkirjoja ovat myös ennen uskontokuntien jäsenrekistereistä annetun lain voimaantuloa pidetyt kirkolliset väestörekisterit ja niihin kuuluvat asiakirjat.

Manuaalisista kirkonkirjoista jäsenrekisteriin talletetut tiedot ovat osa jäsenrekisteriä.

Jäsenrekisteriin talletetaan kirkon jäsenistä uskontokuntien jäsenrekistereistä annetun lain 4 ja 5 §:n mukaiset tiedot. Manuaalisista kirkonkirjoista jäsenrekisteriin talletetaan vastaavat tiedot. Jäsenrekisteriin voidaan tallettaa tietoja kirkkoon kuulumattomasta henkilöstä uskontokuntien jäsenrekistereistä annetun lain 5 §:n 3–5 kohdan nojalla.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Kastetta, vihkimistä ja hautaamista koskevien tietojen lisäksi jäsenrekisteriin talletetaan uskontokuntien jäsenrekistereistä annetun lain (614/1998) 5 §:n 6 kohdassa tarkoitetun muun vastaavan toimituksen tietoina tieto jäsenen rippikoulun suorittamisesta, konfirmaatiosta, avioliiton siunaamisesta ja hautaan siunaamisesta.

Uskontokuntien jäsenrekistereistä annetun lain 5 §:n 7 kohdassa tarkoitettuina uskontokuntaan liittyvää luottamustehtävää tai siihen verrattavaa tehtävää koskevina tietoina jäsenrekisteriin talletetaan tieto jäsenyydestä kirkkovaltuustossa, yhteisessä kirkkovaltuustossa, kirkkoneuvostossa, seurakuntaneuvostossa, yhteisessä kirkkoneuvostossa, tuomiokapitulissa, hiippakuntavaltuustossa, kirkkohallituksessa, kirkon työmarkkinalaitoksen valtuuskunnassa ja kirkolliskokouksessa.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Espoon aluekeskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien,

Esbo svenska församling

Espoon tuomiokirkkoseurakunta

Espoonlahden seurakunta

Leppävaaran seurakunta

Olarin seurakunta

Tapiolan seurakunta

Grankulla svenska församling

Inkoon seurakunta

Karis-Pojo svenska församling

Karkkilan seurakunta

Kauniaisten suomalainen seurakunta

Kirkkonummen suomalainen seurakunta

Kyrkslätts svenska församling

Lohjan seurakunta

Raaseporin suomalainen seurakunta

Siuntion suomalainen seurakunta

Sjundeå svenska församling

Vihdin seurakunta

nykyiset ja entiset jäsenet:

• nimet, syntymäaika/henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, siviilisääty, ammatti
• osoite sekä henkilön mahdolliset muut yhteystiedot
• syntymäkotikunta, kotikunta, tieto seurakunnasta ja maistraatista
• kirkkoon liittymis- ja eroamistieto, kieliryhmän/seurakunnan vaihto
• kansalaisuustiedot
• kuolin- ja hautaustiedot
• perhesuhdetiedot: avioliitto, rekisteröity parisuhde, lapset, vanhemmat, mahdolliset isyyspäätökset, isyyden kumoamis-, adoptio- ja huoltopäätökset
• nimenmuutokset
• edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskeva tiedot
• tietojen luovuttamista koskevat rajoitukset
• kirkollisia toimituksia koskevat tiedot
• kirkollista luottamustehtävää koskevat tiedot
• lisäksi asiakas- ja viitehenkilöt; seurakunnan jäsenten puolisot ja lapset, jotka eivät ole jäseniä sekä kummit, jotka eivät ole jäseniä
• (pappien osalta nimikirjaosio, jossa tieto pappeudesta ja toimipaikasta)

Tietolähteet

Kirkon yhteisessä jäsenrekisterissä olevia jäsenten henkilötietoja päivitetään väestötietojärjestelmästä. Kirkollisia toimituksia ja luottamustehtäviä koskevat tiedot tallennetaan rekisteriin keskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien osalta.

Tietojen luovutukset

Keskusrekisteri voi luovuttaa väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain 48 §:ssä tarkoitettuja todistuksia, otteita tai näitä vastaavia muita yksittäisiä kirjallisia selvityksiä muun keskusrekisterin kirkollisista väestökirjoista ja niihin liittyvistä asiakirjoista, jos tiedot ovat osa jäsenrekisteriä.

Tiedon luovuttamisen yhteydessä jäsenrekisteriin talletettu tieto voidaan korjata tai puuttuva tieto lisätä. Tämä voidaan tehdä riippumatta siitä, minkä keskusrekisterin seurakunnan jäsentä tieto koskee.

Henkilötietojen säilytysaika

Säilytysajat on määritelty asiakirjakohtaisesti seurakuntayhtymän tiedonohjaussuunnitelmassa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
• Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (652/2023) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Omien tietojen tarkastamispyynnön voi tehdä seuraavan linkin kautta:

linkki lomakkeeseenLinkki avautuu uudessa välilehdessä

Tarkastuspyynnön tekeminen linkin kautta edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista.

Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös paperisella lomakkeella, jonka voi saada Espoon seurakuntayhtymän kirjaamosta (kirjaamo.espoo@evl.fi) tai Espoon seurakuntayhtymän virastosta arkisin klo 9-15.

Käyntiosoite:
Kirkkokatu 1
02770 Espoo

Tiedot luovutetaan vain henkilöllisyytensä todistaneelle henkilölle. Vastausaika on kaksi viikkoa. Tiedot Perheasiain neuvottelukeskuksen rekisteriestä toimitetaan muusta aineistosta erillään.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi