Evästeet
EvästeetLinkki avautuu uudessa välilehdessä
Espoon seurakuntayhtymän asiakasrekisteri
Espoon seurakuntayhtymä
Kirkkokatu 1
02770 Espoo
09 80501
kirjaamo.espoo(at)evl.fi
Rekisterivastaava
Outi Hakio
Hallintopalvelupäällikkö
Espoon seurakuntayhtymä
Palvelukeskus Henkilöstöpalvelut
outi.hakio@evl.fi
09 8050 2613
Kirkkokatu 1, PL 200
02771 Espoo
tietosuojavastaava.espoo(at)evl.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on seurakuntatyön, hautapalveluiden ja muiden Espoon seurakuntayhtymän ja Espoon seurakuntien tarjoamien palveluiden asiakkaiden asiakassuhteen hoitaminen, niiltä osin kuin se ei kuulu minkään muun rekisterin alaan. Seurakuntatyö sisältää kirkolliset toimitukset, yleisen seurakuntatyön, diakoniatyön, varhaiskasvatus-, nuoriso- ja rippikoulutyön. Kiinteistötoimella ja perheneuvonnalla on erilliset asiakasrekisterit.
Käsittely perustuu rekisteröityjen antamaan suostumukseen, rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, rekisterinpitäjän lakisääteiseen tehtävään tai rekisterinpitäjään oikeutettuun etuun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohdat a, b, c ja f), siltä osin kuin tietoja on tarpeen käsitellä asiakassuhteeseen liittyvien rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Terveystietojen osalta asiakkaiden tietoja käsitellään asiakkaan suostumuksella (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a – alakohta).
Rekisteri sisältää tietoja rekisteröidyn osallistumisesta Espoon seurakuntayhtymän yhteisten yksiköiden ja seurakuntien toimintaan sekä kunkin toiminnan ja asiakkuuden järjestämisen edellyttämiä tietoja, mukaan lukien rekisteröidyn mahdolliset huoltaja- ja muut yhteyshenkilötiedot.
Henkilön yksilöintitietoja rekisterissä ovat etunimi/etunimet, sukunimi, henkilötunnus/syntymäaika sekä yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, maa-tieto ja sähköpostiosoite Rekisteri sisältää myös tiedot maksullisen toiminnan ja palveluiden laskuttamisesta, mahdollisen erillisen maksajan tai alaikäisen lapsen osalta huoltajan tiedot sekä tiedot kyseisten laskujen maksutilanteesta. Arkaluonteisia tietoja ovat tapahtumiin osallistujien terveystiedot, siltä osin kuin asiakas on halunnut seurakunnan huomioivan ne omassa toiminnassaan. Näitä ovat asiakkaan erityisruokavaliot sekä muut turvallisuuden takaamiseksi tarpeelliset terveystiedot.
Henkilötietoja kerätään Espoon seurakuntayhtymän yhteisten yksiköiden ja seurakuntien omassa toiminnassa. Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai muulta henkilön toimintaan ilmoittavalta taholta. Hautapalveluiden asiakastiedot saadaan asiakkaalta haudanhoitosopimusta tehtäessä.
Tiedot viedään rekisteriin joko yhtymän työntekijöiden toimesta tai sähköisen ilmoittautumisen kautta.
Henkilötietoja saadaan luovutuksena Kirkon valtakunnallisesta jäsentietojärjestelmä Kirjurista seuraavasti: omaan toimintaan osallistuvien henkilöiden tiedot on mahdollista hakea Kirjurista henkilötunnuksen perusteella. Nämä tiedot on myös mahdollista kytkeä päivittymään rekisteriin kerran vuorokaudessa. Lisäksi Kirjurista on mahdollista hakea alueen rippikouluikäisten ikäluokkien tiedot rippikoulutoimintaa varten.
Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti Kirkon palvelukeskukselle, jonka kanssa Espoon seurakuntayhtymällä on taloushallinnon palvelusopimus. Kirkon palvelukeskukselle luovutetaan toiminnanohjausjärjestelmässä luotujen laskujen maksajista myyntireskontraa varten tarvittavia asiakastietoja: nimi, henkilötunnus (mikäli käytettävissä), kieli, laskutusosoite ja laskuihin liittyvät muut tiedot. Rippikoulun käyneistä siirretään Kirkon valtakunnalliseen jäsentietojärjestelmään Kirjuriin tiedot rippikouluun ilmoittautumisesta, rippikoulun suorittamisesta ja konfirmaatiosta. Näiden tietosiirtojen yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, syntymäaika, etunimet, sukunimi ja sukupuoli.
Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun asiakas ei ole osallistunut toimintaan kahteen vuoteen. Tämän jälkeen tiedot poistetaan pois lukien maksatus tietoon liittyvät tiedot, joiden säilytysaika on 5 vuotta.
Hautaustoimilain (457/2003) 5 luvun 12 §:n mukaan hautarekisteri on pysyvästi säilytettävä.
Rekisteröidyllä on oikeus:
Omien tietojen tarkastamispyynnön voi tehdä seuraavan linkin kautta:
Tarkastuspyynnön tekeminen linkin kautta edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista.
Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös paperisella lomakkeella, jonka voi saada Espoon seurakuntayhtymän kirjaamosta (kirjaamo.espoo@evl.fi) tai Espoon seurakuntayhtymän virastosta arkisin klo 9-15.
Käyntiosoite:
Kirkkokatu 1
02770 Espoo
Tiedot luovutetaan vain henkilöllisyytensä todistaneelle henkilölle. Vastausaika on kaksi viikkoa. Tiedot Perheasiain neuvottelukeskuksen rekisteriestä toimitetaan muusta aineistosta erillään.
Tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä voi tiedustella lisää sähköpostilla kirjaamo.espoo@evl.fi tai tietosuojavastaava.espoo@evl.fi
Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Evästeiden avulla tarjoamme parempaa käyttökokemusta. Omat, välttämättömät evästeemme kontrolloivat sivuston toimivuutta ja käytettävyyttä.
Käytämme sivustolla upotuksia sosiaalisesta mediasta, kuten videoita ja sisältöjä. Nämä sisällöt saattavat sisältää käyttäjiä henkilöiviä evästeitä. Nähdäksesi nämä sisällöt sivustollamme hyväksy evästeet.
EvästeetLinkki avautuu uudessa välilehdessä
Verkkosivustoamme uudistetaan pian, ja keräämme palautetta kehitystyön tueksi. Vastaa kyselyyn – halutessasi voit myös osallistua arvontaan.