Espoon seurakuntayhtymän asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus

Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa seurakuntayhtymän tiedonhallintalain toteutusta. Se on tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukainen kuvaus seurakuntayhtymän tiedoista ja asiakirjoista.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Espoon seurakuntayhtymän asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Seurakuntayhtymä on vastuussa myös sen alaisten seurakuntien tiedonhallinnasta.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on myös yksi tavoista avustaa muun muassa seurakunnan jäseniä kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.

Tietopalvelu ja tietojen luovutus

Jokaisella on julkisuuslain mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Seurakuntayhtymän ja siihen kuuluvien seurakuntien asiakirjoja koskevat tietopyynnöt kohdistetaan seurakuntayhtymän virastoon mieluiten sähköpostitse.

sähköpostiosoite: kirjaamo.espoo@evl.fi

puhelin: (09) 8050 2111 (arkisin klo 9–15)

käyntiosoite: Kirkkokatu 1, 02770 Espoo

 

Jäsenrekisteriin sekä kirkollisten toimitusten rekisteröintiin liittyvät tietopyynnöt osoitetaan aluekeskusrekisterille:

 

sähköpostiosoite: keskusrekisteri.espoo@evl.fi

puhelin: 09 8050 2600 (maanantai-tiistai klo 9–15; keskiviikko-torstai klo 9–12)

käyntiosoite: Kirkkokatu 1, 02770 Espoo

 

Erikseen tulostettavista tai kopioitavista asiakirjoista sekä suurista tietopyynnöistä voidaan periä maksu. Hinnoista on ilmoitettu seurakuntayhtymän sivuilla kirjaamon yhteystietojen kohdalla Info ja asiointi -välilehdellä. Kirjaamosta voi kysyä lisätietoa.

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa.

Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia ja toimittaa vapaamuotoisena paperilla tai sähköpostitse tai esittää suullisesti. Suosittelemme asiointia sähköpostitse.

Viranomainen voi harkintansa mukaan antaa tiedon asiakirjasta, joka ei vielä ole julkinen.

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja todennettava henkilöllisyytensä. Seurakuntayhtymä voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti.

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi kuukausi. Tietopyynnöstä ja asiakirjan tyypistä riippuen tiedot voidaan luovuttaa joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.

Tietopyynnön epääminen

Jos tietopyyntöön ei voida suostua, tietoa pyytävälle on

• ilmoitettava kieltäytymisen syy
• tiedusteltava, haluaako pyytäjä asiasta muutoksenhakukelpoisen hallintopäätöksen
• annettava tieto käsittelystä perittävistä maksuista.

Kielteinen päätös on perusteltava asiakirjakohtaisesti.

Seurakuntayhtymän tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti.

Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu seurakuntayhtymän verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Seurakuntayhtymän asiarekisteri ja arkisto

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan seurakuntayhtymän on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asian käsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Lisäksi palveluja tuotettaessa syntyvä tietoaineisto ja asiakirjat talletetaan asiarekisteriin.

Asiarekisterillä tarkoitetaan seurakuntayhtymän käytössä olevaa asianhallintajärjestelmää. Espoon seurakuntayhtymä ylläpitää sähköistä asiarekisteriä asianhallintajärjestelmä Askissa. Vuoden 2023 alusta se on koskenut kaikkia seurakuntayhtymään kuuluvia seurakuntia. Asiarekisteriin kirjataan päätökset valmisteluineen ja virallinen kirjeenvaihto.

Seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien toimintaan liittyvät paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa arkistotiloissa, joihin on rajoitettu pääsy.  Pääosa aineistossa on yhtymän virastossa. Osaa paperiarkistoista säilytetään vielä seurakunnissa. 2000-luvun materiaali on yleensä saatavilla sähköisenä. Vanhin aineisto (1800-luku ja vanhempi) on luovutettu Kansallisarkistoon.

Alle on kuvattu seurakunnan/seurakuntayhtymän muut tietovarannot sekä niihin liittyvät tietojärjestelmät:

Hallinnon tietovaranto

Käyttötarkoitus on hallintoasioihin liittyvä asiankäsittely. Seurakuntayhtymän sekä sen seurakuntien hallintoon liittyviä päätöksiä tekevät yhteinen kirkkovaltuusto, yhteinen kirkkoneuvosto, seurakuntaneuvostot, johtokunnat ja viranhaltijat.

Seurakuntayhtymässä ja seurakunnissa käsiteltäviin ja käsiteltävänä olleisiin asioihin liittyviä asiakirjoja ja käsittelytietoja talletetaan Aski-asianhallintajärjestelmään. Talletettavia tietoja ovat muun muassa tiedot asian vireille saattamisesta, vireille saattajasta, asiakirjan saapumis- tai laatimispäivästä, asian laadusta sekä seurakunnan / seurakuntayhtymän päätöksenteosta ja ratkaisusta.

Asianhallinnasta tietoja voi hakea monipuolisesti, esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, tekstisisällöstä vapaasanahauin, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärä- ja tunnistetiedoilla.

Henkilöstöhallinnon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoituksena on henkilöstöhallintoon liittyvä asiankäsittely. Siihen kuuluu muun muassa:

• henkilöstöasioiden ohjaus ja henkilöstöpolitiikka
• virka- ja työehtosopimusasiat
• palvelussuhdeasiat (rekrytointi, palvelussuhteen aikainen asiankäsittely
• osaamisen kehittäminen ja työhyvinvointi.

Henkilöstöhallinnon palvelussuhdetietojärjestelmänä käytetään Populusta. Nimikirjatiedot ovat Status-tietojärjestelmässä. Molempien ylläpidosta vastaa Kirkkohallitus/CGI.

Taloushallinnon tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoituksena on taloushallintoon liittyvä asiankäsittely. SAP- järjestelmän rekisteri sisältää tiedot seurakuntayhtymän rahaliikenteestä, laskutusasiakkaista, toimittajista ja matkalaskujen toimittajista. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa mm. asiakkaan/toimittajan nimellä tai osoitteella.  

 

Kiinteistöjen ja irtaimiston tietovaranto

Tietovarannon käyttötarkoitus on kiinteistöjen ja irtaimen omaisuuden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Kohderekisteri Basikseen on talletettu tiedot seurakuntayhtymän omistamista rakennuksista ja toimitiloista, tonteista, metsäpalstoista ja vesialueista sekä arvoesineistä eli kiinteästä ja irtaimesta kulttuuriperinnöstä.  Kohteen perustietojen lisäksi Basikseen on tallennettu kohteen suojelutiedot, korjaushistoria ja rakennuslupatiedot, tiedot rakennuksen LVI-tekniikasta sekä mm. sähkön ja veden kulutustiedot. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa mm. rakennuksen nimi- tai käyttötarkoitustiedoilla ja kiinteistö- ja rakennustunnuksilla. 

Hautausmaiden tietovaranto

Haudattavien ja haudan haltijan tiedot ja hautatunnus Status Premiumissa (Kirkkohallitus/CGI), johon tallennetaan, hauta-, hautaus- ja hoitolaskutus. Tietojärjestelmässä useita eri hakutoimintoja. Hautakartta Circle (Ramboll)hakee tiedot Status Premiumista ja kohdistaa vainajan sijaintitiedot hautausmaalla oikeaan hautaan. Tietojärjestelmä Vainajalogistiikkaan tallennetaan vainajan tiedot sekä sijainti (kylmiöpaikka, krematorio, uurnan säilytyspaikka). Käytetään vainajan paikallistamiseen sisätiloissa ennen hautausta tai tuhkan luovuttamista.

Jäsenrekisterin tietovaranto

Jäsenrekisterin tietovarannosta huolehtii aluerekisterikeskus, jolle sitä koskevat tietopyynnöt ohjataan. Seurakuntien jäsenrekisteriä ylläpidetään Kirjurissa, josta vastaa Kirkkohallitus (Kirkkohallitus, Kirjuri lokirekisteri - evl.fi).

Varausten tietovaranto

Tiloihin ja henkilökuntaan tehdään varaukset TSS Prime järjestelmässä, johon tallennetaan tilaisuuksien järjestämiseen tarvittavaa tietoa. Tietojärjestelmässä useita eri hakutoimintoja.

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla

Tietovarannoista ei ole saatavissa tietoja avoimesti teknisen rajapinnan kautta. 

Seurakuntayhtymän verkkosivut

Seurakuntayhtymän verkkosivujen osoite on Evankelis-luterilainen kirkko Espoossa - Kirkko Espoossa (espoonseurakunnat.fi). Tarkemmat yhteystiedot ovat välilehdellä Info ja asiointi ja kohdassa Päätöksenteko julkaistaan toimielinten esityslistoja, pöytäkirjoja ja 1.7.2023 lukien viranhaltijapäätöksiä.

Seurakuntayhtymän verkkosivuilla on tietoa seurakunnan eri asiointi- ja palvelutoiminnoista ja niillä toteutetaan seurakuntayhtymän ja sen seurakuntien tietopalvelua monin eri tavoin. Tämä kappaleen alle on kerätty luettelo keskeisistä palveluista ja linkit niiden omille verkkosivuille.