TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterin nimi

Espoon seurakuntayhtymän asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Espoon seurakuntayhtymä
Kirkkokatu 1
02770 Espoo
09 80501
kirjaamo.espoo(at)evl.fi

Yhteyshenkilö

Rekisterivastaava

Outi Hakio
Hallintopalvelupäällikkö
Espoon seurakuntayhtymä
Palvelukeskus Henkilöstöpalvelut
outi.hakio@evl.fi
09 8050 2613
Kirkkokatu 1, PL 200
02771 Espoo

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

tietosuojavastaava.espoo(at)evl.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on seurakuntatyön, hautapalveluiden ja muiden Espoon seurakuntayhtymän ja Espoon seurakuntien tarjoamien palveluiden asiakkaiden asiakassuhteen hoitaminen, niiltä osin kuin se ei kuulu minkään muun rekisterin alaan. Seurakuntatyö sisältää kirkolliset toimitukset, yleisen seurakuntatyön, diakoniatyön, varhaiskasvatus-, nuoriso- ja rippikoulutyön. Kiinteistötoimella ja perheneuvonnalla on erilliset asiakasrekisterit.

Käsittely perustuu rekisteröityjen antamaan suostumukseen, rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen, rekisterinpitäjän lakisääteiseen tehtävään tai rekisterinpitäjään oikeutettuun etuun (EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohdat a, b, c ja f), siltä osin kuin tietoja on tarpeen käsitellä asiakassuhteeseen liittyvien rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Terveystietojen osalta asiakkaiden tietoja käsitellään asiakkaan suostumuksella (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a – alakohta).

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Rekisteri sisältää tietoja rekisteröidyn osallistumisesta Espoon seurakuntayhtymän yhteisten yksiköiden ja seurakuntien toimintaan sekä kunkin toiminnan ja asiakkuuden järjestämisen edellyttämiä tietoja, mukaan lukien rekisteröidyn mahdolliset huoltaja- ja muut yhteyshenkilötiedot.

Henkilön yksilöintitietoja rekisterissä ovat etunimi/etunimet, sukunimi, henkilötunnus/syntymäaika sekä yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, maa-tieto ja sähköpostiosoite Rekisteri sisältää myös tiedot maksullisen toiminnan ja palveluiden laskuttamisesta, mahdollisen erillisen maksajan tai  alaikäisen lapsen osalta huoltajan tiedot sekä tiedot kyseisten laskujen maksutilanteesta. Arkaluonteisia tietoja ovat tapahtumiin osallistujien terveystiedot, siltä osin kuin asiakas on halunnut seurakunnan huomioivan ne omassa toiminnassaan. Näitä ovat asiakkaan erityisruokavaliot sekä muut turvallisuuden takaamiseksi tarpeelliset terveystiedot.

Tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Espoon seurakuntayhtymän yhteisten yksiköiden ja seurakuntien omassa toiminnassa. Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai muulta henkilön toimintaan ilmoittavalta taholta. Hautapalveluiden asiakastiedot saadaan asiakkaalta haudanhoitosopimusta tehtäessä.

Tiedot viedään rekisteriin joko yhtymän työntekijöiden toimesta tai sähköisen ilmoittautumisen kautta.

Henkilötietoja saadaan luovutuksena Kirkon valtakunnallisesta jäsentietojärjestelmä Kirjurista seuraavasti: omaan toimintaan osallistuvien henkilöiden tiedot on mahdollista hakea Kirjurista henkilötunnuksen perusteella. Nämä tiedot on myös mahdollista kytkeä päivittymään rekisteriin kerran vuorokaudessa. Lisäksi Kirjurista on mahdollista hakea alueen rippikouluikäisten ikäluokkien tiedot rippikoulutoimintaa varten.

Tietojen luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti Kirkon palvelukeskukselle, jonka kanssa Espoon seurakuntayhtymällä on taloushallinnon palvelusopimus. Kirkon palvelukeskukselle luovutetaan toiminnanohjausjärjestelmässä luotujen laskujen maksajista myyntireskontraa varten tarvittavia asiakastietoja: nimi, henkilötunnus (mikäli käytettävissä), kieli, laskutusosoite ja laskuihin liittyvät muut tiedot. Rippikoulun käyneistä siirretään Kirkon valtakunnalliseen jäsentietojärjestelmään Kirjuriin tiedot rippikouluun ilmoittautumisesta, rippikoulun suorittamisesta ja konfirmaatiosta. Näiden tietosiirtojen yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, syntymäaika, etunimet, sukunimi ja sukupuoli.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun asiakas ei ole osallistunut toimintaan kahteen vuoteen. Tämän jälkeen tiedot poistetaan pois lukien maksatus tietoon liittyvät tiedot, joiden säilytysaika on 5 vuotta.

Hautaustoimilain (457/2003) 5 luvun 12 §:n mukaan hautarekisteri on pysyvästi säilytettävä.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
• Pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain

(1054/1993) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi

www.tietosuoja.fi