TIETOSUOJASELOSTE VÄÄRINKÄYTÖSTEN ILMOITUSKANAVASTA

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Espoon seurakuntayhtymä
Kirkkokatu 1, PL 200
02771 Espoo
0980501
kirjaamo.espoo@evl.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

Timo Vehmas
turvallisuuspäällikkö
timo.vehmas@evl.fi

Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Henkilötietoja käsitellään lainsäädännön vastaisen menettelyn havaitsemiseksi, selvittämiseksi ja estämiseksi.

Minkä takia saamme käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen perustaa ilmoituskanava väärinkäytöksistä ilmoittamiseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun saada tietoa sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä niihin puuttumiseksi ja lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi. Käsittely nojautuu kansalliseen ilmoittajansuojalakiin (1171/2022), joka velvoittaa organisaation perustamaan sisäisen ilmoituskanavan sekä vastaanottamaan ja käsittelemään siellä tehdyt ilmoitukset.

Siltä osin kuin ilmoituskanavassa on tarpeen käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja ilmoitetun väärinkäytöksen tai rikkomuksen selvittämiseksi, kuten henkilön etniseen alkuperään, uskonnolliseen vakaumukseen, poliittiseen mielipiteeseen tai terveyteen liittyviä tietoja, on tietojen käsittely tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä unionin oikeuden tai jäsenvaltion ilmoituskanavia koskevan lainsäädännön nojalla.

Espoon seurakuntayhtymällä on oikeutettu etu saada tietoa siihen ja sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä niihin puuttumiseksi ja työntekijöiden ja yhteistyökumppanien lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi.

Ilmoituskanavan olemassaolo tukee avointa ja läpinäkyvää kulttuuria mahdollistamalla henkilöstölle kanavan tuoda esiin väärinkäytöksiä ja perusteltuja epäilyksiä.

Minkälaisia henkilötietoja käsittelemme?

1.    Ilmoittaja 

Ilmoitukset voidaan tehdä tehdä nimettömänä. Ilmoittaja saattaa itse lisätä ilmoitukseen henkilötietojaan (kuten nimi, sijaintitieto, taloudellisia tietoja jne). Ilmoituksissa voi olla kuvia ja videokuvaa. Ilmoittajan itsestään antamat tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten uskonnolliseen yhdyskuntaan kuulumiseen liittyviä tietoja tai terveystietoja). Ilmoitettuun tapahtumaan liittyvät seikat saattavat olla sellaisia, että ilmoittaja on näiden tietojen perusteella epäsuorasti tunnistettavissa.

2.    Ilmoituksen kohteena oleva henkilö

Ilmoituksen tiedot, joita ovat kaikki ilmoittajan antamat tiedot, esimerkiksi väitetyn väärintekijän henkilöllisyys, väitetyn väärinkäytöksen todistajien tai muutoin tapaukseen liittyvien kolmansien osapuolten henkilöllisyys, väitetyn väärinkäytöksen kuvaus ja peruste sekä kaikki muut asiaan kuuluvat tiedot; ja tutkimustiedot, joita ovat kaikki väitetyn väärinkäytöksen tutkimuksissa tarvittavat tiedot, kuten työsuhteeseen liittyvät tiedot, auditointi- ja taloustiedot, kolmannen osapuolen raporteista ja arvioinneista ilmenevät tiedot sekä käytös- ja kirjautumistiedot.

Ilmoittaja käyttää päätösvaltaa siitä, millaisia henkilötietoja hän sisällyttää ilmoitukseensa ja raportointilomakkeen vapaiden tekstikenttien vuoksi ilmoittaja voi paljastaa myös muita kuin edellä mainittuja henkilötietoja, mukaan lukien erityisiin henkilötietotietoryhmiin kuuluvia tietoja. Sellaiset ilmoituksen sisältämät henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä tapauksen tutkimisen kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

3.    Ilmoitusten käsittelijät

Ilmoitusten käsittelijöistä kerätään henkilötiedot, nimi, ammattinimike, käyttäjätunnukset ja lokitiedot.

Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Kaikki tiedot saadaan ilmoittajalta.

Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Henkilötiedoja säilytetään enintään viisi vuotta, mikäli pakottavan lainsäädännön perusteella säilytysaika ei ole pidempi.

Mikäli asia etenee tuomioistuimeen ja käsittely tuomioistuimessa edellyttää pidempää säilytysaikaa, säilytetään tietoja oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan.

Mikäli kyse on ilmoituksesta, mitä ei ole tehty ilmoituskanava-palvelun tarkoituksen mukaisesti hyvässä uskossa ja ilman vahingoittamis- tai kiusaamistarkoitusta, voidaan henkilötietoja käsitellä ajan, minkä asian selvittäminen ja mahdollisten seuraamusten määrääminen edellyttää sekä näihin liittyvän lakisääteisen kanneajan.

Minne tietoja luovutetaan?

Henkilötietoihin pääsevät ja niitä käsittelevät ne Espoon seurakuntayhtymän työntekijät, jotka on erikseen nimetty.

Rekisterinpitäjän käytössä olevaa ilmoituskanavaa ylläpitää ulkopuolinen palveluntarjoaja (Plan Brothers Oy). Rekisterinpitäjä on varmistanut sopimuksella, että palveluntarjoaja käsittelee ilmoituskanavan kautta saatuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Ilmoittajan henkilöllisyyttä, ei luovuteta henkilöille, joihin väitteet kohdistuvat. Ilmoittajan henkilöllisyys voidaan luovuttaa vain, jos ilmoittaja antaa siihen luvan, jos sitä vaaditaan rikosoikeudellisissa menettelyissä tai jos ilmoittaja tekee väärän ilmoituksen tarkoituksenaan aiheuttaa haittaa.

Henkilötiedot luovutetaan kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa tai Espoon seurakuntayhtymän oikeutetun edun sitä vaatiessa esimerkiksi rikosilmoitusta, esitutkintaa tai tuomioistuinkäsittelyä varten.

Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Ilmoituskanavan ulkopuolinen palveluntuottaja huolehtii ilmoituskanavan teknisestä toteutuksesta siten, että varsinainen henkilötietojen käsittely ja tallennus tapahtuvat Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) sisällä. Osa palveluntuottajan alikäsittelijöistä on yhdysvaltalaisia toimijoita, joiden kanssa palveluntuottaja on varmistanut tietosuojan tason seuraavasti:

Sopimukselliset takeet: Alikäsittelijöiltä edellytetään henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön (GDPR) tiukkaa noudattamista.

Vakiolausekkeet (SCC): Henkilötietojen mahdollisessa siirrossa tai pääsyssä tietoihin EU:n ulkopuolelta käytetään tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisia Euroopan komission vahvistamia vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses). Nämä on sisällytetty palveluntuottajan ja yhdysvaltalaisten alikäsittelijöiden välisiin sopimuksiin.

Tietoturva: Palveluntuottaja on varmistanut, että palvelussa toteutuu riittävä tietoturvan taso, joka suojaa ilmoittajien ja ilmoitusten kohteiden tiedot kaikissa olosuhteissa.

Vakiosopimuslausekkeiden viimeisimmät versiot ovat saatavilla Euroopan komission verkkosivuilta.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla rekisteröitynä on oikeus tietää ja päättää henkilötietojesi käsittelystä. 

Sinulla on oikeus:

• pyytää pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja oikeus pyytää tietojesi oikaisemista tai poistamista
• pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista tai vastustaa niiden käsittelyä sekä oikeus siirtää tietosi toiselle rekisterinpitäjälle
• peruuttaa antamasi suostumus tietojesi käsittelyyn
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Tietojen käsittelyn oikeusperuste ja käyttötarkoitus voivat kuitenkin rajoittaa mahdollisuuttasi käyttää edellä mainittuja oikeuksia.

 
Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Saat lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Voit tehdä oikeuksiesi käyttämistä koskevan pyynnön asioimalla Espoon seurakuntayhtymän virastossa.

Lisätietoja löydät myös osoitteesta espoonseurakunnat.fi/info-ja-asiointi/tietosuoja

Kansallisen valvontaviranomaisen ja tietosuojavastaavan yhteystiedot

Suomessa tietosuojaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja(at)om.fi
029 566 6700

Espoon seurakuntayhtymän tietosuojavastaavan yhteystieto on 
tiesuojavastaava.espoo@evl.fi